Notas Fiscais Eletrônicas: Guia completo

A NF-e é um documento emitido e armazenado eletronicamente, com o intuito de documentar uma operação de circulação de mercadorias ou prestação de serviços

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Notas Fiscais Eletrônicas

O que são Notas Fiscais Eletrônicas

A NF-e (Nota Fiscal Eletrônica) é um documento de existência apenas digital, emitido e armazenado eletronicamente, com o intuito de documentar, para fins fiscais, uma operação de circulação de mercadorias ou uma prestação de serviços, ocorrida entre as partes. Sua validade jurídica é garantida pela assinatura digital do remetente (garantia de autoria e de integridade) e pela recepção, pelo Fisco, do documento eletrônico, antes da ocorrência do Fato Gerador.

Como surgiu a Nota Fiscal Eletrônica e quais são seus objetivos?

O projeto da NF-e tem como objetivo a implantação de um modelo nacional de documento fiscal eletrônico que substitua a sistemática atual de emissão do documento fiscal em papel (modelo 1 e 1ª), com validade jurídica garantida pela assinatura digital do emitente, simplificando as obrigações acessórias dos contribuintes e permitindo, ao mesmo tempo, acompanhar em tempo real as operações pelo fisco.

O emitente e o destinatário deverão manter em arquivo digital as NF-e's pelo prazo estabelecido na legislação. A utilização de uma central de armazenamento de dados é necessária para preservar as informações geradas em sua empresa, e disponibiliza-las de forma rápida e segura. Além de existir monitoramento 24 horas com acesso restrito, o DATACENTER conta com fornecimento de energia ininterrupto, redundância de internet, acesso garantido a qualquer hora do dia ou da noite, além um backup de segurança de todos os seus arquivos efetuado regularmente.

A nota fiscal eletrônica oferece:

  • Redução de custos de aquisição de papel
  • Redução de custos de envio do documento fiscal
  • Redução de custos de armazenagem de documentos fiscais
  • Simplificação de obrigações acessórias, como dispensa de AIDF
  • Redução de tempo de parada de caminhões em Postos Fiscais de Fronteira
  • Incentivo ao uso de relacionamentos eletrônicos com clientes (B2B)

Benefícios para o Contribuinte Comprador (Receptor da NF-e)

  • Eliminação de digitação de notas fiscais na recepção de mercadorias
  • Planejamento de logística de entrega pela recepção antecipada da informação da NF-e
  • Redução de erros de escrituração devido a entrada de dados incorreta
  • Incentivo ao uso de relacionamentos eletrônicos com fornecedores (B2B)

Benefícios para a Sociedade

  • Redução do consumo de papel e impactos no meio ambiente
  • Incentivo ao comércio eletrônico e ao uso de novas tecnologias
  • Padronização dos relacionamentos eletrônicos entre empresas
  • Novas oportunidades de negócios e empregos na prestação de serviços ligados à Nota Fiscal Eletrônica

Benefícios para as Administrações Tributárias

  • Aumento na confiabilidade da Nota Fiscal
  • Melhoria no processo de controle fiscal, possibilitando um melhor intercâmbio e compartilhamento de informações entre os fiscos
  • Redução de custos no processo de controle das notas fiscais capturadas pela fiscalização de mercadorias em trânsito
  • Diminuição da sonegação e aumento da arrecadação
  • Suporte aos projetos de escrituração eletrônica contábil e fiscal da Secretaria da RFB (Sistema Público de Escrituração Digital – SPED)

O que é um arquivo XML?

É o arquivo que contém todas as informações da nota fiscal eletrônica. Possui um layout definido em manual e consiste no principal arquivo da NF-e, contendo todos os dados, incluindo emitente, destinatário, item a item da nota, seus valores e impostos, além da assinatura digital do emitente e protocolo de autorização da SEFAZ emissora.

O XML é um formato de arquivo para a criação de documentos com dados organizados de forma hierárquica, como se vê, frequentemente, em documentos de texto formatados, imagens vetoriais ou bancos de dados. Seu propósito principal é a facilidade de compartilhamento de informações através da Internet. Na Nota Fiscal Eletronica, o XML é o arquivo que possui todas as informações fiscais, substituindo o papel, e deve ser armazenado da mesma forma.

Perguntas e respostas

+ Por quanto tempo devo armazenar estes arquivos?

5 anos, disponibilizando ao emissor, seus arquivos emitidos. Leia mais sobre a importância do armazenamento dos arquivos XML.

+ Existe alguma multa pelo não armazenamento?

Sim a multa varia de estado por estado.

+ Como saber se o arquivo que recebo é legítimo?

O arquivo XML deve possuir uma tag com o protocolo de autorização. Você também pode consultar no site da SEFAZ emissor de cada nota, conferindo se este arquivo está autorizado.
Atenção! O arquivo XML que não possui o protocolo de autorização e não tem validade fiscal. Você também pode verificar a validade deste arquivo acessando:
http://www.nfe.fazenda.gov.br/portal/principal.aspx

+ Quero uma segunda via de uma nota fiscal através da chave ou do XML, é possível ?

Sim, a segunda via de uma nota fiscal, pode ser emitida a qualquer momento, hoje, você já não precisa perder seu tempo buscando nos arquivos da empresa basta entrar nesses dois sites, e você poderá gerar um DANFE a qualquer momento.

Acesse: http://www.webdanfe.com.br/ ou https://www.danfeonline.com.br/

 

Curiosidade!

A chave da Nota Fiscal Eletrônica é composta de 44 caracteres e estes são apenas uma sequência lógica de números, que variam que variam em decorrência dos seguintes fatores:

Como é composto o código da Nota Fiscal

A partir da versão 2.00 do leiaute da NF-e, o campo tpEmis (forma de emissão da NFe) passou a compor a chave de acesso da seguinte forma:

O tamanho do campo cNF – código numérico da NF-e foi reduzido para oito posições para não alterar o tamanho da chave de acesso da NF-e de 44 posições que passa ser composta pelos seguintes campos que se encontram dispersos na NF-e :

  • cUF – Código da UF do emitente do Documento Fiscal
  • AAMM – Ano e Mês de emissão da NF-e
  • CNPJ – CNPJ do emitente
  • mod – Modelo do Documento Fiscal
  • serie – Série do Documento Fiscal
  • nNF – Número do Documento Fiscal
  • tpEmis – forma de emissão da NF-e
  • cNF – Código Numérico que compõe a Chave de Acesso
  • cDV – Dígito Verificador da Chave de Acesso

Sem efetuar esta alteração de não é possível nem fazer a importação no emissor da receita e nem tão pouco visualizar o a NFe no sistema de visualização da receita.

Viu só, agora aquele conjunto de números que parecia não ter sentido finalmente tem lógica.